יזמים רבים הפותחים עסק חדש מגלים כי לא די בחלום ובמוצר איכותי – הרגולציה בישראל דורשת עמידה בתנאים רבים וביניהם גם הכנת תיק שטח למוכנות בחירום (במבנים מורכבים\מסוכנים\רגישים – עפ"י הוראת נציב 503). בעל העסק\ בעל המבנה מחויבים לספק מידע מדויק על מבנה העסק אשר יש בהם בכדי לעזור לכוחות החירום בעת אירוע כגון:  נתיבי מילוט, מערכות בטיחות ועוד. רק לאחר הגשת תיק שטח ואישורו, ניתן להשלים את תהליך איכלוס המבנה מהיבט בטיחות אש והצלה.

תיק שטח – מסמך תפעולי וחוקי כאחד

לא רק לצורכי חירום נדרש תיק שטח, אלא גם כחלק מהליך הרישוי הפורמלי. תיק שטח מרכז את כל הנתונים החשובים של העסק: גודל המבנה, ייעודו, דרכי גישה, מערכות גילוי וכיבוי אש, מיקומי ציוד בטיחות ועוד. על פי דרישת כיבוי אש והצלה ולצורך חידוש רישיון העסק אל מול הרשויות, תיק שטח חייב להיות עדכני, נגיש ומוכן להצגה בכל עת.

הקשר הישיר בין רישוי עסקים לתכנון בטיחות אש

רישוי עסקים הוא הליך שמטרתו להבטיח כי המקום בו פועל העסק בטוח הן לעובדים והן ללקוחות. כאן נכנס תיק השטח לתמונה – הוא משמש כעדות כתובה להימצאות סידורי בטיחות האש בהתאמה מלאה לתכנית בטיחות האש המאושרת ע"י כיבוי האש וההצלה. הכנתו באופן מקצועי עוזר בעמידה בתקנים הרלוונטים בעת הקמתו ובזמן השימוש בו. עסקים המחוייבים בהכנת תיק שטח ואשר לא מחזיקים תיק שטח מקצועי, מפורט והמותאם הן לשטח והן לתכנית בטיחות האש המאושרת בכיסבוי אש, עלולים להיתקל בסירוב אישור כבאות לעסק ומתוך כך בעל העסק עלול לאבד את רישיון העסק.

מה בדיוק דורשות הרשויות?

הרשות המקומית, רשות כיבוי האש והצלה, משרד הבריאות , משרד להגנת הסביבה ורשויות נוספות  כולן רשאיות לדרוש עיון בתיק שטח כחלק מבדיקות הרישוי. הרשויות מצפות לראות מסמך ברור, מפורט ומקצועי, הכולל שרטוטים הנדסיים, סקרי סיכונים, תיאור תהליכים מסוכנים (אם קיימים), ופרטי קשר של גורמים אחראיים.

עסק שלא ערוך – עלול להיתקל בקנסות ועיכובים

בעל עסק שלא מקפיד על תיק שטח מסודר, עלול למצוא את עצמו מתמודד עם דרישות חוזרות, עיכובים בקבלת הרישיון ואפילו קנסות. יתרה מכך – בעת ביקורת פתע או אירוע חירום, היעדר תיק שטח עלול להיחשב להתרשלות. לכן, הכנת תיק שטח אינה רק עניין פורמלי – היא חובה מהותית לניהול עסק אחראי ובטוח.

ליווי מקצועי – לא לוותר על מומחה בתחום

במקרים רבים בעלי עסקים מנסים להכין לבד את המסמך, אך נתקלים בדרישות טכניות מורכבות. אנשי מקצוע המתמחים בהכנת תיק שטח יודעים בדיוק כיצד לתכנן, לשרטט ולהציג את הנתונים באופן התואם לדרישות הרגולציה. פנייה למומחה יכולה לחסוך זמן רב, כאב ראש ואפילו כסף בטווח הארוך.

האם כל סוג עסק חייב להחזיק תיק שטח?

לא כל עסק מחויב בתיק שטח באותו היקף, אך ברוב המקרים – ובמיוחד בעסקים עם קהל, חומרים מסוכנים או מבנים גדולים – הדרישה לתיק שטח ברורה ומפורשת בנספח שבהוראת נציב 503. לדוגמה :  מרכזי ספורט וקניונים – מבנים אלה נדרשים להגיש תיק שטח מסודר כחלק בלתי נפרד מהגשת מסמכים לאישור איכלוס ובהמשך להנפקת חידוש רישוי עסק. גם עסקים קטנים יחסית, כמו מכוני יופי או מרפאות, עשויים להידרש לכך בהתאם למבנה, מיקומם וגודלם.

תיק שטח – מסמך שמתעדכן יחד עם העסק

עסק משתנה עם הזמן – לעיתים מתווספים חדרים, משתנה ייעוד, מתחלפים בעלי תפקידים או מתעדכנות מערכות בטיחות. תיק שטח שאינו עודכן בהתאם עלול להפוך לבלתי רלוונטי ואף להוות סכנה. לכן, חשוב לזכור שתיק שטח הוא לא מסמך חד-פעמי, אלא עזר מטה דינאמי שמתעדכן באופן שוטף ומבטיח שהתמונה שתוצג לרשויות – ולכוחות החירום – תהיה מדויקת ורלוונטית בכל רגע נתון.

סיכום – תיק שטח הוא חלק בלתי נפרד מרישוי תקין

עסק שרוצה לפעול באופן חוקי ובטוח חייב להבין את החשיבות של תיק שטח. מעבר לעובדה שמדובר בדרישה רשמית להשלמת הליך איכלוס מבנה ורישוי עסקים. תיק שטח הוא כלי בטיחותי מהמעלה הראשונה. הוא מגן על העסק, על העובדים ועל הלקוחות ומעניק לרשויות את הביטחון שהמקום פועל לפי תקן. ההשקעה במסמך הזה – משתלמת מאוד.

הודעה חשובה : ברשות הכבאות וההצלה שוקדים על הכנת פורמט חדש לתיק שטח, ברגע שיפורסם הפורמט הודעה תימסר באתר. הפורמט החדש יעסוק בין היתר בתכנים נוספים לתיק השטח בהוראת נציב 503. כל מבנה אשר ההוראה החדשה תכלול אותו והוא יהיה בעל תיק שטח יידרש בעל המבנה \ מחזיק המבנה\ העסק בעדכון לפורמט החדש.